Privatlivspolitik for OptiSyn ApS

Senest opdateret: Oktober 2026

Hos OptiSyn ApS behandler vi personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, kontakter os, bestiller tid eller modtager undersøgelse og behandling. Vi behandler også oplysninger gennem vores profiler og annoncer på Facebook og Instagram.

Her beskriver vi, hvilke oplysninger vi bruger, til hvilke formål, og hvilke rettigheder du har.

1. Dataansvarlig og kontakt

OptiSyn ApS er dataansvarlig for de behandlinger, der er beskrevet i denne politik.

OptiSyn ApS
CVR-nummer: 45364208
Borupvang 3, 2750 Ballerup
Telefon: +45 30 20 82 85
E-mail: kontakt@optisyn.dk
Hjemmeside: https://www.optisyn.dk

Michael håndterer klientoplysninger internt i OptiSyn. Kontakt Michael via ovenstående oplysninger, hvis du har spørgsmål om personoplysninger eller ønsker at bruge dine rettigheder.

Vores relevante leverandører kan også behandle oplysninger som beskrevet nedenfor.

2. Henvendelser, booking og påmindelser

Når du kontakter os eller bestiller en tid, behandler vi relevante oplysninger om dit navn, dine kontaktoplysninger, din henvendelse og dine aftaler.

Vi bruger oplysningerne til at besvare spørgsmål, aftale tider og administrere dit forløb. Planway bruges til booking, kundekartotek og SMS, og Microsoft 365 med Outlook bruges til e-mail.

Når behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med dig, er grundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Andre almindelige henvendelser behandles efter artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af vores legitime interesse i at besvare henvendelser til virksomheden.

Hvis en henvendelse indeholder helbredsoplysninger, gælder også afsnit 3.

Obligatoriske bookingfelter fremgår af bookingløsningen. Uden nødvendige kontakt- og aftaleoplysninger kan vi ikke oprette eller administrere din booking.

Send ikke CPR-nummer eller detaljerede helbredsoplysninger gennem sociale medier eller almindelige kontaktformularer. Kontakt os, så vi kan vejlede om en egnet kanal.

3. Undersøgelse, behandling og patientjournal

OptiSyn tilbyder optometriske undersøgelser og neurooptometrisk behandling, herunder træning af samsyn. Michael er autoriseret optometrist.

Vi behandler relevante identitets- og kontaktoplysninger, CPR-nummer og nødvendige helbredsoplysninger. Det kan omfatte symptomer, relevante diagnoser og medicinoplysninger, henvisninger, undersøgelses- og testresultater, faglige vurderinger og oplysninger om planlagt og gennemført behandling.

Oplysningerne bruges til at undersøge, planlægge, gennemføre og dokumentere dit forløb samt opfylde vores journalføringsforpligtelser.

Oplysningerne kommer hovedsageligt fra dig. Hvis vi modtager materiale fra eksempelvis en anden behandler eller en repræsentant, kan det omfatte relevante henvisninger, undersøgelsesresultater og oplysninger til brug for dit forløb.

Journaler og tilhørende dokumenter opbevares i Planway. Vi optager ikke klientbilleder eller videoer som led i disse aktiviteter.

Behandlingsgrundlag

Nødvendig behandling for at levere en aftalt ydelse sker efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Lovpligtig journalføring og opbevaring sker efter artikel 6, stk. 1, litra c, sammenholdt med autorisationslovens journalføringsregler og journalføringsbekendtgørelsen.

Nødvendig behandling af helbredsoplysninger til undersøgelse og patientbehandling sker efter artikel 9, stk. 2, litra h, og stk. 3, samt databeskyttelseslovens § 7, stk. 3. Michael er som autoriseret sundhedsperson underlagt tavshedspligt.

CPR-nummer bruges til sikker identifikation og lovpligtig journalføring efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, sammenholdt med journalføringsreglerne.

Samtykke til sundhedsfaglig behandling er ikke det samme som et databeskyttelsesretligt samtykke. Tilbagekaldelse af behandlingssamtykke medfører derfor ikke i sig selv sletning af journalmateriale, som vi har pligt til at opbevare.

Nødvendige oplysninger skal gives, for at vi kan gennemføre og dokumentere en fagligt forsvarlig undersøgelse eller behandling. Manglende oplysninger kan begrænse vores mulighed for at gennemføre forløbet.

4. Børn og unge

Vi behandler også børn og unge. Vi behandler relevante oplysninger om barnet og, hvor det er nødvendigt, forældremyndighedsindehavere eller andre berettigede repræsentanter.

Information, inddragelse, behandlingssamtykke og adgang til oplysninger håndteres efter sundhedslovens regler og en konkret vurdering af blandt andet alder og modenhed.

For børn under 15 år gives behandlingssamtykke som udgangspunkt af forældremyndighedsindehaveren. Unge mellem 15 og 17 år kan som udgangspunkt selv give samtykke, mens forældremyndighedsindehaveren som udgangspunkt informeres og inddrages efter de gældende regler.

Vi registrerer de oplysninger, der er nødvendige for at dokumentere, hvem der kan handle på barnets vegne, og hvem der har givet et relevant samtykke.

5. Facebook- og Instagram-leadformularer

Når du indsender en leadformular via vores annoncer, modtager vi dit navn, telefonnummer, e-mailadresse, postnummer og ønske til kontakttidspunkt eller kontaktform.

Vi bruger oplysningerne til at følge op på din anmodning om en uforpligtende samtale om en funktionstest. Michael kontakter dig via telefon eller e-mail. Formularen indeholder ikke spørgsmål om symptomer, sygdomshistorik eller andre helbredsforhold.

Oplysningerne modtages på e-mail i Microsoft 365. Meta behandler også oplysninger i forbindelse med sin platform og formularfunktionen.

Nødvendig behandling for at følge op på din anmodning med henblik på en mulig aftale sker efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Hvis den konkrete henvendelse indeholder eller afslører helbredsoplysninger, vurderes behandlingen også efter reglerne i afsnit 3. Oplysninger bruges ikke til helbredsbaserede annoncemålgrupper.

Kontaktanmodningen tilmelder dig ikke nyhedsbreve eller anden løbende markedsføring.

Leads, der ikke fører til booking, slettes senest tre måneder efter sidste kontakt eller kontaktforsøg. De slettes tidligere, hvis de ikke længere er nødvendige, medmindre et konkret lovligt dokumentationsbehov begrunder fortsat opbevaring.

Hvis henvendelsen fører til et forløb, opbevares de nødvendige oplysninger efter reglerne om booking, journal og regnskab. Alle oprindelige kopier skal ikke automatisk bevares som journalmateriale.

Læs om Metas egen behandling i Metas privatlivspolitik.

6. Sociale medier

Når du skriver til eller interagerer med vores profiler på Facebook og Instagram, kan vi behandle dit profilnavn, beskeder, kommentarer og øvrige oplysninger, du deler med os.

Almindelig administration af profiler og besvarelse af generelle kommentarer sker efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at kommunikere om virksomheden og besvare henvendelser. Konkrete henvendelser om aftaler eller behandling håndteres efter afsnit 2 og 3.

Offentlige kommentarer kan læses af andre. Del derfor ikke helbredsoplysninger eller andre fortrolige oplysninger på sociale medier.

Metas behandling til platformdrift, annoncering og statistik er også omfattet af Metas egne oplysninger og vilkår.

7. Hjemmeside, cookies og sporing

OptiSyn anvender Simply Builder til drift af hjemmesiden og Cookiebot til administration af cookiesamtykke.

Vi anvender cookies og lignende teknologier til at sikre hjemmesidens funktionalitet samt, med dit samtykke, til statistik og måling af vores digitale annoncering.

Vi benytter blandt andet Google Analytics og Google Ads til at analysere brugen af hjemmesiden og måle effekten af vores annoncering.

I den forbindelse kan der behandles oplysninger om eksempelvis IP-adresse, browser, enhed, besøgte sider og brugerinteraktioner.

Nødvendige teknologier anvendes til hjemmesidens funktion og sikkerhed. Statistik- og marketingteknologier anvendes på grundlag af samtykke efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, og de gældende cookieregler.

Når du besøger hjemmesiden, kan du vælge at acceptere alle cookies, kun nødvendige cookies eller tilpasse dine indstillinger.

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke ved at klikke på Cookiebot-ikonet nederst til venstre på hjemmesiden.

En oversigt over de registrerede cookies og lignende teknologier, herunder deres formål, udbydere og opbevaringsperioder, findes under cookieindstillingernes detaljerede oversigt.

8. Fakturering og betaling

Vi bruger faktura.dk til fakturering og Flatpay til betaling.

Vi behandler nødvendige oplysninger om din identitet, den købte ydelse, faktura og betaling for at administrere aftalen og opfylde regnskabsforpligtelser.

Aftale- og betalingsadministration sker efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Lovpligtig bogføring sker efter artikel 6, stk. 1, litra c, sammenholdt med bogføringsloven.

Regnskabsmateriale omfattet af bogføringslovens almindelige krav opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

9. Videregivelse

Efter konkret fuldmagt og det nødvendige samtykke kan vi videregive relevante oplysninger til eksempelvis andre behandlere, kommuner eller forsikringsselskaber.

Vi vurderer modtager, formål, nødvendighed og retligt grundlag for hver videregivelse. Fuldmagter modtages via sikker mail. En fuldmagt til at repræsentere dig erstatter ikke automatisk et samtykke, som kræves efter andre regler.

Når videregivelse baseres på databeskyttelsesretligt samtykke, anvendes GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, og ved helbredsoplysninger artikel 9, stk. 2, litra a. Sundhedslovens regler om tavshedspligt og videregivelse skal også være opfyldt.

Hvis lovgivning pålægger os at udlevere oplysninger, sker det efter den konkrete retlige forpligtelse og med det relevante grundlag for eventuelle helbredsoplysninger.

10. Leverandører og databehandlere

Vi anvender følgende tjenester:

Tjeneste Funktion
Planway Booking, kundekartotek, journal, dokumentlagring og SMS
Microsoft 365/Outlook E-mail
faktura.dk Fakturering
Flatpay Betaling
Simply Builder Hjemmeside
Cookiebot Administration af cookiesamtykke
Google Analytics og Google Ads Statistik og annoncering
Meta Facebook, Instagram og leadformularer

Når leverandører behandler oplysninger på vores vegne som databehandlere, skal behandlingen være omfattet af databehandleraftaler. Andre leverandører kan være selvstændigt eller fælles dataansvarlige for bestemte aktiviteter.

Planway

Planway ApS, CVR 36946881, behandler oplysninger på vores vegne. Den fremsendte databehandleraftale omfatter også CPR-numre og helbredsoplysninger.

Aftalen angiver behandling og backups inden for EU/EØS og tillader ikke tredjelandsoverførsler under den gældende instruks.

De angivne underdatabehandlere er Mailjet SAS, Mikjaer Consulting ApS, Onlinecity.io ApS og INMOBILE ApS til hosting og udsendelse af e-mail og SMS. De angivne serverlande er Danmark, Tyskland, Finland og Belgien.

Overførsler uden for EU/EØS

OptiSyn anvender eksterne leverandører til blandt andet administration, kommunikation, hjemmeside, statistik og annoncering.

Nogle af disse leverandører kan behandle personoplysninger uden for EU/EØS eller give adgang til oplysninger fra lande uden for EU/EØS.

Når personoplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, sikrer vi, at overførslen sker på et gyldigt grundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V.

Det kan eksempelvis være på grundlag af EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelser eller standardkontraktbestemmelser med eventuelle nødvendige supplerende sikkerhedsforanstaltninger.

11. Opbevaring, sletning og sikkerhed

Patientjournaler opbevares i mindst fem år fra seneste journaloptegnelse efter journalreglerne. Eventuel fortsat opbevaring skal have et konkret lovligt og nødvendigt formål.

Leads uden booking slettes efter fristen i afsnit 5. Regnskabsmateriale opbevares efter afsnit 8.

Øvrige personoplysninger

Oplysninger fra almindelige henvendelser, tidsbestillinger og kommunikation opbevares, så længe de er nødvendige for at besvare henvendelsen, administrere aftalen eller dokumentere det relevante forløb.

Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, slettes de, medmindre vi har en retlig forpligtelse eller et andet lovligt grundlag for fortsat opbevaring.

Oplysninger, der indgår i patientjournaler, opbevares efter de gældende journalføringsregler.

Personoplysninger hos vores databehandlere slettes eller tilbageleveres efter de relevante aftaler og gældende lovgivning. Oplysninger i sikkerhedskopier udfases efter leverandørernes dokumenterede procedurer.

Oplysninger, der er nødvendige i en konkret klage eller tvist, kan opbevares, mens dokumentationsbehovet består, på det relevante retlige grundlag.

Vi begrænser adgangen til personoplysninger efter behov. Michael er den interne bruger af klientoplysninger, og adgangen til Planway er beskyttet med totrinsbekræftelse.

Planways aftale beskriver blandt andet fortrolighed, adgangsstyring, kryptering under transport og backups inden for EU/EØS. Slettede oplysninger i eksisterende backups udfases ved normal rotation og må efter aftalen ikke genindføres i den aktive drift.

12. Dine rettigheder

Afhængigt af behandlingen og de gældende betingelser har du ret til:

• Indsigt i dine personoplysninger og information om behandlingen.

• Rettelse af urigtige oplysninger og supplering af ufuldstændige oplysninger.

• Sletning, når betingelserne er opfyldt.

• Begrænsning af behandlingen.

• Indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser eller en opgave i samfundets interesse.

• Dataportabilitet, når betingelserne er opfyldt.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring, herunder tilknyttet profilering.

Når behandling bygger på dit samtykke, kan du trække det tilbage ved at kontakte os eller bruge den relevante indstillingsfunktion. Det påvirker ikke lovligheden af behandling før tilbagekaldelsen.

Rettighederne er ikke absolutte. Lovpligtig journal- eller regnskabsopbevaring kan eksempelvis betyde, at bestemte oplysninger ikke kan slettes. Rettelser i patientjournaler håndteres efter journalreglerne.

Kontakt os på kontakt@optisyn.dk eller +45 30 20 82 85. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at bekræfte din identitet.

Vi besvarer anmodninger uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen. Hvis fristen lovligt forlænges, orienterer vi dig inden for den første måned og forklarer hvorfor.

13. Klage

Du er velkommen til at kontakte os med spørgsmål eller klager.

Du kan også klage direkte til Datatilsynet. Du finder kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk.

14. Ændringer

Vi opdaterer politikken, når vores behandling af personoplysninger eller de relevante krav ændrer sig. Datoen øverst viser den seneste opdatering.

Hvis vi vil behandle oplysninger til et nyt formål, giver vi den nødvendige information og sikrer et relevant behandlingsgrundlag, før den nye behandling begynder.